Rapport d’activités

Rapport d’activités du service de communication
Ce rapport relate les activités du service de communication depuis octobre 2006 jusqu’au juin 2011

Mission et attributions :

-    Etablir et développer les relations d’information et de communication interne et externe,
-    Analyser et synthétiser les articles parus dans la presse,
-    Faciliter la diffusion de l’information par la disponibilité d’outils indispensables,
-    Développer la communication photographique et audio-visuelle,
-    Préparer des émissions radiophoniques sur les établissements hospitaliers.

Institutionnalisation de la gestion de la communication

Pour accompagner toutes les actions inscrites dans le projet d’établissement 2005-2009, le service de communication a développé un plan de communication qui a été présenté et validé par la direction du CHIS et les médecins chefs des établissements hospitaliers (EH). Parmi les objectifs stratégiques de ce plan :
-    Mettre en place des organes de pilotage de la communication au niveau des Etablissements Hospitaliers,
-    Réhabiliter le rôle du CHIS dans le système national de santé,
-    Récupérer la confiance et l’image de marque du centre.

Organes de pilotage de la communication
Le Centre Hospitalier a mis en place des structures et organes de pilotage de la communication dans les établissements hospitaliers. A cet effet, des comités locaux de communication ont été créés dans tous les établissements hospitaliers, composés de 4-6 personnes.
De même, qu’un comité stratégique a été créé à la direction du CHIS composé des référents des unités locaux de communication et des représentants de la direction.
Les membres de ces comités ont reçu au paravent une formation sur les techniques de communication.

Après la constitution et la mise en place de ces organes de pilotage, plusieurs actions ont été enclenchées:
-    Première réunion du comité stratégique de communication qui est composé de tous les responsables des comités locaux et des responsables de la direction, s’est déroulée au premier trimestre 2008. L’ordre du jour principal est la présentation du plan de com. du CHIS et les orientations de la direction du CHIS en matière de communication,

-    Formation de certains membres des comités locaux sur l’utilisation du logiciel « joomla » pour le développement de sites web. Ces séances de formation ont été suivies par une assistante technique aux niveaux des E.H pour maîtriser d’avantage l’utilisation de ce logiciel,

-    Développement des sites web pour la majorité des établissements hospitaliers.

-    Edition par certains E.H du premier numéro du bulletin interne « Flash-info ».

-    Rencontres de proximité de communication et de concertation organisées au niveau des établissements du CHIS ;

-    Intégration des nouvelles technologies d’information et de communication dans le processus de communication interne et externe.

Développement de la communication interne

La communication interne est retenue dans le cadre du  plan de com. comme un maillon essentiel d’accompagnement du processus du changement enclenché au niveau de l’ensemble des composantes hospitalières du CHIS.

Les principales actions entreprises depuis 2007 :

Charte graphique du CHIS :

Conception d’une charte graphique du CHIS qui décline le nouveau logo CHIS sur tous les supports de com du CHIS. A cet effet le service de com. A conçu et éditer les supports suivant :
- Entêtes pour la direction et les E.H. (actuellement en service)
- Cartes de visites pour tous les chefs de services
- Macaron des voitures
- Badges pour le personnel du CHIS. A cet effet, des centaines de photos ont été soit numérisés soit prises directement des intéressés. Toutes ces photos ont été traitées par Photoshop avant leurs utilisations. Ce projet est en cours d’édition.
- Signalisations : Conception et mise en place d’un kit de signalétiques au sein de la direction. Ce kit ce compose de :

- Un Totem lumineux implanté à l’extérieur de la direction;
- Un plan de situation de la direction sur un support d’aluminium implanté à l’entrée de la direction;
- Des panneaux de signalisation dans tous les couloirs;
- Des panneaux d’indentification des structures administratives sur toutes les portes de la direction.

Cette charte graphique est déclinée également sur d’autres canaux de com. comme les sites web de la direction et les E.H., affiches, dépliants, revues, les présentations power point…

Publications du CHIS :


-    Quatre numéros du bulletin d’information chisinfos en 4 pages ; N°1, N°2, N°3, N°4.
-    Quatre numéros de la revue carrefour hospitalier en 24 pages, N°14, N°15, N°16, N°17.
(le numéro 13 a été édité en 2003, une lacune de 4 ans : 2003-2007)
-    Plusieurs dépliants thématiques :

-    indicateurs de productivités pour les professionnels de santé (chaque année).
-    prise en charge des ressortissants étrangers
-    SAMU
-    Grippe AH1/N1
-    Présentation de l’hôpital CCTD
-    Pointage
-    Réseau mère et enfants (RMEF)
-    etc

-    Edition des dizaines d’affiches événementielles aussi bien pour les besoins de la direction que pour les établissements hospitaliers :

-    Grippe AH1/N1
-    Compagne anti-Tabac
-    Charte qualité sécurité et environnement,
-    Réseau mère et enfants (RMEF),
-    Assurance qualité,
-    etc

-    Conceptions et impressions des centaines de certificats de participation aux sessions de formation,
-    Conception et édition de deux annuaires téléphoniques (téléphones fixes et flottes).

Réorganisation et amélioration du système d’affichage au niveau de la direction.

Mise en page de plusieurs documents notamment :

-    Plan de développement du CHIS 2009-2012;
-    Code des Marchés publics;
-    Fiches projets de contractualisation ;
-    Manuel d’organisation administrative de la direction et des établissements hospitaliers;
-    Tous les rapports d’activités …

Numérisation du document Règlement Intérieur du CHIS en 72 pages ;

Intégration des nouvelles technologies d’information et de communication :

  • Photographie :

-    Production de reportages photographiques pour immortaliser les événements qui se déroulent au CHIS,
-    Réalisation d’une photothèque des E.H. constitué d’une base donnée de photos des structures hospitalières, du plateau technique, des usagers des hôpitaux, du personnel... Cette photothèque sert pour illustrer les documents produits par la direction et les E.H.

  • Documents visuels :

Montages vidéo sur la direction à partir des images fixes
Montages vidéo l’hôpital d’enfants bâtiment et indicateurs.
Ses supports vidéo ont été publiés sur le site du CHIS.

  • CD-ROM :

Edition d’un CD-Rom contenant tous les rapports, documents et supports édités par le CHIS pendant les 4 dernières années

Développement de la communication externe et institutionnelle

La communication institutionnelle a été retenue comme axe stratégique du CHIS pour réhabiliter l’image de marque du CHIS et son insertion dans son environnement externe.

site web du CHIS : www.chisrabat.ma :

-    Rappel :
La conception et le développement du site Internet du CHIS première version sur Flash (en ligne entre 2006-2010) a été  l’activité prioritaire que la direction a attribuée au service de communication.
En effet, la conception de la charte graphique, les animations et le développement du site ont pris plus de 70% de l’activité du service (juillet 2006 – juin 2007). Le service de communication s’occupe également de la mise à jour et l’actualisation du site depuis sa mise en ligne en octobre 2006 jusqu’à aujourd’hui. Les mises à jour ont concernées sur tout les appels d’offres, actualités, calendriers des examens d’aptitudes professionnelles, annonces de concours ou encore les résultats d’examens,… également plusieurs insertions de reportages capturés à partir des chaines de télévisions nationaux. Le lancement officiel du site a nécessité l’élaboration de plusieurs supports de média comme affiches, bande rôle, articles de presse, annonces au cours des réunions…
-    Conception de la nouvelle charpente du site web du CHIS sous le logiciel “joomla”.
-    Création des sites pour le SAMU  et le réseau mère et enfants (RMEF)
-    Assistance à plusieurs E.H. dans la conception et le développement de leur site web local.
-    Mise en ligne de certains sites des E.H.

Conception et développement d’un site sur les évacuations sanitaires des ressortissants étrangers. http://evasan.site.voila.fr (2006-2009).

Presse écrite, radiophonique et audio-visuelle :

-    Publication de dizaines d’articles de presse dans plusieurs quotidiens nationaux (opinion, le matin, la vie éco, l’économiste…)
-    Coordination de tournage de téléfilms ou de reportages : en collaboration avec les établissements hospitaliers, la direction a délivré des dizaines d’autorisations de tournage de téléfilms ou de reportages dans les structures du CHIS au profit des chaînes de télévisions nationales et des sociétés de production de films.
-    Organisation d’un point de presse avec plusieurs journalistes nationaux sur l’évolution de la productivité du CHIS pendant les 4 dernières années.

Mission d’accompagnement technique pour le développement d’un site Internet au profil du Centre National de Nouakchott (CHN). (2007)
Objectif de la mission :

  • Développement d’un site web pour CHN

-    Conception de la charte graphique du site,
-    Programmation : action script (Adobe flash)
-    Alimentation du site par les données fournies par le CHN (textes et images)

  • Formation de l’équipe Mauritanienne :

-    utilisation du site,
-    création graphique et animation par le logiciel flash,
-    actualisation des données,
-    principes de programmation (action script).
 

Autres activités

-    Organisation de sessions de formation sur la communication au profit du personnel du CHIS,
-    Participation au sein d’un comité à la conception des indicateurs qualitatifs (taux des infections nosocomiales, les accidents transfusionnels et la mortalité primaire et secondaire),
-    Présentation du CHIS dans les rencontres régionales de communication organisés par le ministère de la santé.

Plan de Situation

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